FAQ Operatori Catalogo Apprendistato

La sezione delle FAQ dedicata agli OPERATORI DEL CATALOGO ha come principali destinatari gli Enti appartenenti al "Catalogo dei servizi per l’apprendistato di Città Metropolitana di Milano" e ha lo scopo di fare da supporto per la gestione del servizio stesso.

 

2.1 Quali sono le scadenze da rispettare per la prenotazione dei PIP e la realizzazione delle attività formative?

In riferimento all’annualità corrente e salvo deroghe successivamente comunicate:

• 31/05/2023 = prenotazione delle doti
• 30/06/2023 = termine attività formative
• 09/07/2023 = chiusura dei PIP

N.B. Si fa presente che non potranno essere chiesti in liquidazione eventuali PIP/Edizioni non chiusi o, comunque, per le cui attività non siano state rispettate le date sopra indicate.

2.2 Sono terminate le attività formative di un’edizione, quando chiudere i PIP?

Posto come termine ultimo per la chiusura dei PIP il 09/07/2023, sarebbe opportuno chiudere gli stessi non appena gli allievi hanno terminato le attività formative e anche eventuali recuperi. 

In ogni caso, al momento dell’invio della richiesta di liquidazione a Città Metropolitana, i PIP degli allievi in elenco devono essere obbligatoriamente chiusi. Qualora risultino ancora aperti, c’è il rischio che non vengano presi in considerazione per il saldo della dote.

2.3 È necessario chiudere anche i PIP del Bando privato?

Sì, anche se non debbano essere richiesti in liquidazione, una volta terminate le attività formative degli apprendisti è raccomandato che vengano chiusi  entro le scadenze previste dal Bando finanziato, salvo deroghe successivamente comunicate e comunque non oltre l’inizio della nuova annualità.

2.4 Da quanti allievi può essere composto un gruppo classe in percorsi formativi finanziati?

Ogni classe della edizione finanziata può essere complessivamente composta da massimo 20 allievi. Il numero di allievi titolari di dote (quindi finanziabili) per ogni edizione non può essere superiore a 12. Nel caso in cui, oltre ai titolari del corso, ci siano anche eventuali apprendisti che recuperano, si fa presente che il gruppo classe all’interno della stessa giornata formativa non può comunque complessivamente superare le 25 unità. 

Cfr. pag. 6 del Manuale di Gestione 2022-2023 (“Gruppo classe”)

2.5 Da quanti allievi può essere composto un gruppo classe in percorsi formativi privati?

Per i corsi privati non vi è alcuna limitazione, fatto salvo il rispetto della norme relative all’accreditamento.

2.6 Come si procede alla vidimazione di un registro formativo?

Il registro formativo è un documento ufficiale e come tale deve essere vidimato (timbrato e firmato) dal Legale Rappresentante/Altro soggetto con potere di firma, nella prima e nell’ultima pagina.

Il registro va predisposto in anticipo rispetto all’avvio delle attività e comunque non va datato oltre il giorno prima dell’inizio delle stesse: il Rappresentante dell’Operatore avrà dunque il compito di controllare che sia completo in tutte le sue parti e che il format sia quello reso disponibile su Sintesi per l’annualità corrente, procedendo quindi alla numerazione progressiva delle pagine e apponendo la sua firma di certificazione su ognuna delle stesse.

Si fa presente che un registro non vidimato seguendo questi passaggi potrà essere considerato documentazione non conforme in sede di istruttoria per la liquidazione.

N.B. Qualsiasi firmatario diverso dal Legale Rappresentante deve essere necessariamente in possesso di delega notarile.

2.7 Come si gestiscono le firme da apporre per la vidimazione dei registri e per la presentazione della documentazione inerente alla domanda di liquidazione?

La documentazione va firmata esclusivamente dal Legale Rappresentante dell’Operatore/Capofila Rete o soggetto delegato da procura notarile (in questo caso da allegare): è concesso che il soggetto che vidima i registri e quello che presenta la domanda di liquidazione non coincidano, ma non saranno ammessi firmatari diversi da quelli a suo tempo individuati.

Dunque, non verrà presa in considerazione documentazione presentata con firma di docenti, responsabili organizzativi, segretari, tutor, ecc.. 

2.8 Nel caso in cui non si disponga di firma digitale, è ammessa quella olografa?

Sì, ma ad ogni documento che preveda la firma digitale, in caso di firma olografa va allegato obbligatoriamente il documento di identità in corso di validità del firmatario.

A tal proposito, si invitano gli Operatori a verificare anche le scadenze delle proprie firme digitali prima dell’invio della documentazione.

2.9 Quante edizioni possono essere chieste in liquidazione nella stessa domanda?

Ogni domanda di liquidazione può avere al suo interno al massimo tre edizioni: considerando che il numero massimo di allievi titolari di dote per edizione è 12, non verranno ammesse a finanziamento richieste pervenute per oltre i 36 allievi.

2.10 Quali adempimenti è necessario effettuare prima di presentare domanda di liquidazione?

La domanda di liquidazione può essere presentata solo se:

• I PIP chiesti in liquidazione risultano chiusi in Sintesi;
• L’edizione chiesta in liquidazione deve essere chiusa, così come eventuali edizioni collegate o edizioni in cui gli apprendisti hanno recuperato. 

Contestualmente l’Operatore è invitato a verificare di aver inserito in Sintesi le ore frequentate dagli apprendisti che ha chiesto in pagamento.

2.11- Quali documenti deve contenere ogni domanda di liquidazione per essere considerata valida?

Ogni singola domanda di liquidazione dovrà contenere obbligatoriamente i seguenti documenti, compilati con la corretta modulistica (reperibile in Sintesi):

1. Domanda di liquidazione (firmata digitalmente);
2. Elenco PIP degli apprendisti per cui viene richiesto il finanziamento (da firmare digitalmente o con timbro e firma olografi);
3. Dichiarazione tracciabilità dei flussi finanziari ed applicazione ritenuta 4% (da firmare digitalmente) 
   N.B. la presente dichiarazione, che ha validità per anno solare, può essere inviata dall’Operatore anche a parte o con la prima domanda di liquidazione (isempre che non vi siano stati cambiamenti rispetto alla documentazione precedentemente ricevuta dall’Ente);
4. Registro/i formativo
   N.B. in caso di recuperi, trasmettere contestualmente al registro originale anche il frontespizio del registro in cui è avvenuto il recupero delle ore non frequentate dall’allievo e le pagine dello stesso in cui si evince la presenza di quest’ultimo e le materie trattate;
5. Tracciature LOG (per le sessioni in FAD) 
   N.B. in caso di recuperi, trasmettere contestualmente al tracciato originale anche la tracciatura delle giornate in cui il recupero è stato effettuato;
6. Documentazione per controlli antimafia (da presentarsi esclusivamente se il totale complessivo del finanziamento assegnato all’Operatore per il Bando MI0274 supera 150.000 € per l’annualità in corso) 

2.12 In che formato devono essere trasmessi gli allegati alla domanda di liquidazione per essere considerati validi?

La documentazione inviata a Città Metropolitana non deve essere trasmessa in formati editabili (non saranno accettati, ad esempio, documenti in word, excel, ecc...). Uno dei formati comunemente accettati è il pdf.

2.13 In che formato dovranno essere inviati i tracciati log e cosa dovranno contenere?

Per considerare valida una tracciatura log, essa dovrà avere le seguenti informazioni minime e facilmente individuabili:

• nominativo partecipante/mail univoca che permette di identificare correttamente il singolo apprendista con chi ha effettuato l’accesso;
• orario log di entrata;
• orario log di uscita;
• durata connessione (espressa preferibilmente in minuti).

2.14 Nei tracciati log degli allievi è necessario sia presente e facilmente individuabile anche quello del docente?

Sì, per permettere all’Ente il controllo sull’effettiva erogazione della formazione è obbligatorio che venga trasmesso,  unitamente a quello degli allievi, anche il tracciato log del docente.

2.15 Cosa succede se un allievo non effettua la disconnessione dalla piattaforma al termine della lezione?

Per garantire la fattibilità dei controlli sulle attività in FAD si invitano gli Operatori a provvedere alla gestione delle attività da remoto, controllando che nei log siano sempre presenti orario di connessione e disconnessione degli allievi. Qualora gli orari delle connessioni siano in anticipo rispetto all’orario di inizio corso dichiarato in calendario e gli orari delle disconnessioni vadano oltre il termine stabilito delle stesse lezioni, si fa presente che la fascia oraria presa in considerazione per i controlli sarà esclusivamente quella effettiva delle lezioni.

2.16 Come si gestiscono i registri formativi per la registrazione delle presenze durante le attività in FAD?

Anche se la tracciatura log ha valenza di prova dell’effettivo svolgimento delle attività, si ricorda agli Operatori che il registro formativo è un documento ufficiale: è a cura degli stessi evitare che ci siano difformità con quanto dichiarato in registro (eventuali assenze, orari di connessione e disconnessione) e le presenze effettivamente riscontrabili tramite log. Un registro formativo non coerente con il tracciato log potrà essere considerato documentazione non conforme. 

2.17 Nel caso in cui la comunicazione di avvio corso, contenente i nominativi dei partecipanti allo stesso, sia già stata protocollata ma l’Operatore ha necessità di aggiungere ulteriori allievi,  è possibile integrarla?

Fatto salvo il numero massimo di allievi consentito per ogni gruppo classe, l’Operatore che necessita di questa integrazione ha facoltà di richiedere l’inserimento di nuovi allievi - e quindi la riapertura dell’apposito campo su Sintesi- entro e non oltre la seconda giornata formativa prevista.

(Cfr. pag.7 Manuale di Gestione 2022-2023).

Nel rispetto di queste tempistiche, l’Operatore dovrà inviare all’indirizzo apprendistato@cittametropolitana.mi.it una email avente come oggetto “RICHIESTA INTEGRAZIONE COMUNICAZIONE AVVIO CORSO” e  all’interno i dati che individuano l’edizione da integrare e i PIP degli allievi da inserire.

Si fa presente che qualsiasi aggiunta a posteriori non autorizzata non verrà presa in considerazione.

2.18 Il calendario delle attività va caricato in Sintesi prima dell’inizio della formazione?

Sì. Il calendario permette all’Ente di organizzare eventuali controlli o visite ispettive e deve essere soprattutto coerente con i registri didattici. In ogni caso si fa presente che le date e gli argomenti calendarizzati in Sintesi devono necessariamente coincidere con quanto dichiarato nei registri formativi e che una discrepanza tra gli stessi potrà comportare il non riconoscimento della giornata formativa.

2.19 Cosa succede se per qualsiasi impedimento la giornata formativa deve essere modificata o rimandata?

L’Operatore può aggiornare in Sintesi il calendario didattico nel caso in cui, per cause di forza maggiore, sia impossibilitato a svolgere del tutto o in parte le lezioni previste.

Prima di procedere con l’aggiornamento e la nuova calendarizzazione, è obbligatorio inviare all’indirizzo apprendistato@cittametropolitana.mi.it una email avente come oggetto “COMUNICAZIONE MODIFICA CALENDARIO ATTIVITA’” e all’interno le motivazioni delle modifiche apportate e le nuove date per la formazione.

Si fa presente che la comunicazione all’Ente deve essere tempestiva e deve avvenire non oltre due ore dopo l’inizio previsto delle attività che subiranno i cambiamenti

(Cfr. pag. 9 Manuale di Gestione 2022-2023)

2.20 Come vanno gestiti i recuperi degli apprendisti?

Si fa presente che un apprendista può recuperare una giornata o anche solo un’ora di assenza esclusivamente se viene effettuato nel corso di una lezione che ha per oggetto lo stesso argomento. Ad esempio, se l’apprendista è risultato assente alla lezione di “comunicazione”, potrà recuperare la stessa solo con altre ore di “comunicazione”.

Diversamente, se l’allievo assente alla lezione di “comunicazione” verrà inserito in recupero in un corso di “sicurezza nei luoghi di lavoro”, le ore non verranno prese in considerazione come recupero.

2.21 Come vanno gestiti i recuperi in registro?

Innanzitutto l’Operatore dovrà prevedere nel registro di origine alcune pagine dedicate al recupero di eventuali allievi assenti, avendo cura di raccogliere firme dei discenti e dei docenti nello stesso registro. Sarà infine necessario apporre le dovute annotazioni del recupero effettuato, sia sul registro di origine (in corrispondenza dell’assenza dell’allievo), sia sul registro dell’edizione relativa al recupero.

Cfr. pag. 10 Manuale di Gestione 2022-2023- “Recupero ore non frequentate”

2.22  E’ necessario che l’allievo recuperi esclusivamente in un corso finanziato?

L’Operatore può far recuperare l’allievo anche in un’edizione privata, ma deve segnalare (nel campo “note” del registro di provenienza) che le ore recuperate non verranno prese in considerazione nel calcolo del monte ore effettive erogate per la liquidazione della dote.

Di conseguenza, nell’Elenco PIP facente parte della documentazione per la domanda di liquidazione, le ore richieste in pagamento potranno essere solo ed esclusivamente quelle erogate tramite percorsi formativi finanziati da Città Metropolitana.

Infine, ad attestazione dell’avvenuta formazione, l’apprendista riceverà due certificati: il primo, comprendente le ore erogate a finanziamento pubblico e il secondo - senza alcun riferimento a Città Metropolitana - a nome dell’Operatore che certifica privatamente le ore restanti.

Si precisa che sul sistema Sintesi andranno caricate esclusivamente le ore di effettiva presenza erogate con finanziamento pubblico. 

2.23 E’ possibile che un allievo assente ad una lezione in presenza recuperi in un percorso formativo in FAD?

E’ necessario rispettare il tetto massimo del 30% di FAD sul monte ore totale espressamente previsto da Regione Lombardia (D.G.R. n. 6380 del 16/05/2022). Cioè è possibile effettuare in FAD il recupero di una lezione originariamente prevista in presenza nel caso in cui questo non faccia sforare all’allievo il limite massimo sopracitato. Ad esempio, nel caso di recuperi provenienti da un percorso formativo effettuatosi interamente in presenza, l’allievo potrà recuperare in modalità formazione a distanza massimo il 30% delle assenze.

2.24  Come stabilire la durata di un percorso formativo? Quali apprendisti devono frequentare i corsi di 32 ore e quali quelli da 40 ore?

I due percorsi formativi non presentano differenze, tranne che per le ore di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro (8 in totale). Ne consegue che i moduli da 40 ore saranno comprensivi di questa materia. Si ricorda che chi possiede l’attestato sulla sicurezza nei luoghi di lavoro non può frequentare il modulo da 40 ore.

Il percorso formativo da 32 ore (privo, quindi, delle 8 ore di salute e sicurezza) è riservato esclusivamente agli allievi che hanno assolto - del tutto o in parte,  anche in precedenti rapporti di lavoro - gli obblighi previsti dal D. Lgs. 81/08, art. 37, commi 1 e 2. In questo caso, il datore di lavoro è tenuto a produrre copia degli attestati di formazione già posseduti dagli apprendisti o autocertificazione.

2.25 E’ possibile collegare un’edizione da 32 ore con una da 40?

Sì, è possibile accorpare gli allievi delle due edizioni in un unico gruppo classe, rispettando comunque i parametri stabiliti (massimo 20 allievi totali e massimo 12 doti riconosciute per gruppo classe) e secondo le seguenti modalità:

• le due edizioni devono essere distinte sul portale Sintesi;
• i registri devono essere separati;
• su frontespizio di entrambi i registri specificare che le edizioni sono collegate;
• in sede di liquidazione entrambe le edizioni devono essere richieste in pagamento nella stessa domanda.

2.26 Quando un registro formativo è considerato valido?

Il registro formativo è un documento ufficiale: pertanto si invitano gli Operatori a compilarlo correttamente in ogni sua parte e a vigilare sulla corretta tenuta dello stesso, cercando di evitare cancellature, utilizzi di matita e verificando che le firme di allievi e docenti siano sempre apposte in originale, per esteso e leggibili: non saranno ammesse sigle, né firme non olografe.

In caso di errori di compilazione, è necessario barrare il contenuto da cancellare - che deve risultare comunque leggibile - e riscrivere il testo.

Si ricorda, inoltre, che il format del registro deve essere esclusivamente quello previsto dal Bando per l’annualità corrente (reperibile in Sintesi- cartellina arancione): qualsiasi modifica non autorizzata apportata allo stesso o eventuali aggiunte potrebbero non renderlo più valido ai fini della liquidazione.

2.27- Come deve intendersi la formazione in modalità sincrona?

Nell’erogazione della formazione a distanza, l’Operatore deve tenere presente che l’aula FAD non deve intendersi diversamente da quella in presenza. Pertanto, la piattaforma utilizzata deve garantire ai discenti l’interazione (audio e video) in tempo reale con il docente, il quale, a sua volta, è tenuto a vigilare sulla effettiva presenza degli allievi al modulo formativo, evitando cioè che gli stessi siano  connessi alla piattaforma ma non effettivamente in ascolto.

A tal proposito, se durante un’ispezione da parte di Città Metropolitana sull’attività in FAD dovesse verificarsi il caso sopra riportato, per l’allievo connesso ma non effettivamente presente alla lezione non verrà considerata valida la giornata oggetto del controllo.

2.28 Come deve essere intesa l’ora formativa?

Fermo restando che gli Operatori - nei limiti della normativa vigente - sono liberi di articolare il calendario delle attività come meglio credono, tuttavia le attività didattiche dovranno essere suddivise in ore non frazionate: non sarà dunque possibile erogare un modulo della durata di 30 min, 1 ora e mezza, etc...

Si ricorda che la partecipazione degli allievi e il conseguente riconoscimento della formazione erogata è su base oraria: verrà conteggiata un’ora di presenza ad ogni allievo solo se quest’ultimo risulta in aula/connesso per almeno 30 minuti all’interno dell’ora formativa.

2.29 Come vanno gestite le entrate in ritardo/uscite anticipate/eventuali disconnessioni multiple degli allievi all’interno dell’ora formativa?

L’Operatore è tenuto ad indicarle - negli spazi per le note - ogni volta che si verifichi una delle ipotesi precedentemente descritte all’interno dell’ora formativa.

Poniamo il caso in cui un allievo entri in aula o si connetta alle 09.31 durante l’ora formativa che va dalle 09.00 alle 10.00: l’Operatore dovrà indicare in nota l’orario del ritardo e l’allievo, di conseguenza non potrà vedersi riconosciuta l’ora a causa dell’assenza superiore ai 30 minuti. Diversamente, qualora l’orario di entrata sia 09.29, non andrà indicato il ritardo e l’ora di presenza verrà riconosciuta.

Merita particolare attenzione il caso delle disconnessioni multiple nel corso di una stessa sessione formativa durante le attività in FAD: in questo caso, l’Operatore - effettuato il conteggio dei minuti di presenza dell’allievo all’interno dell’ora formativa - indicherà nelle note se le disconnessioni hanno causato o meno un’assenza superiore ai 30 minuti.

Si fa presente che - per quanto riguarda la FAD - il registro delle presenze deve essere coerente con gli effettivi orari di presenza degli allievi o le assenze risultanti dai log inviati all’Ente: in caso contrario, all’Operatore non verranno riconosciute le presenze degli allievi che non risultano effettivamente connessi dai log.

Cfr. pag. 14 Manuale di Gestione 2022-2023- “Riparametrazione”

2.30 Cosa succede in caso di rinuncia o revoca della Dote per un allievo che ha frequentato parzialmente un corso?

Il PIP verrà chiuso e l’Operatore ha facoltà di richiedere la liquidazione degli importi relativi alle ore frequentate dall’apprendista prima del momento della rinuncia: tale importo verrà, dunque, riparametrato in base alle ore effettivamente frequentate.

2.31 Un allievo, prima dell’inizio delle attività formative, viene licenziato o rinuncia alla frequenza del corso: è possibile utilizzare la Dote prevista per il suddetto allievo per un altro apprendista?

Sì. Per rimettere in circolo l’importo della Dote nel budget dell’Operatore è necessario effettuare i seguenti passaggi:

• Sganciare l’allievo rinunciatario/licenziato dal corso in cui era stato inserito;
• Richiedere l’annullamento del PIP, precisandone le motivazioni, scrivendo una mail all’indirizzo apprendistato@cittametropolitana.mi.it;

Qualora sussistano le condizioni, Città Metropolitana di Milano provvederà ad annullare il PIP per l’allievo indicato, rimettendo in circolo l’importo della Dote che dunque potrà essere utilizzata per altri apprendisti.

Cfr. pag. 11 Manuale di Gestione 2022-2023 “Rinuncia e revoca della dote”

2.32 Cosa verificare in Sintesi prima dell’iscrizione di un allievo ad un corso?

Un discente non può essere inserito in più corsi apprendistato contemporaneamente, né può essere preso in carico da due Operatori diversi per la stessa misura: nel portale Sintesi cliccare “verifica dote”.

2.33 Durante la registrazione di un apprendista in Sintesi lo stesso non risulta visibile, come si può effettuare l’integrazione dei dati?

Nel caso in cui l’Operatore riscontri l’assenza dei dati di un apprendista su Sintesi, è tenuto a compilare l’apposito modulo in formato excel in ogni suo campo ed inviarlo - unitamente alla COB dell’allievo in questione - all’indirizzo apprendistato@cittametropolitana.mi.it. Tale operazione permetterà all’assistenza tecnica preposta di registrare i dati in Sintesi e, una volta completato l’allineamento dei dati a sistema, l’Operatore potrà procedere con la registrazione ai corsi.

Il file excel da compilare è scaricabile da questo link Modulo integrazione dati