Compiti dell'URP

Art. 1 - Finalità del regolamento

Scopo del presente regolamento è definire i compiti e l'organizzazione dell'Ufficio Relazioni con il Pubblico della Provincia di Milano, ai sensi di quanto disposto dall'art. 8, comma 2°, Legge 7 giugno 2000, n. 150.

Art. 2 - Compiti e destinatari dell'attività dell' URP

L'Ufficio Relazioni con il Pubblico, di seguito denominato URP, ha i seguenti compiti.
rendere disponibili e fornire al pubblico informazioni relative all'attività della Provincia, ai servizi da essa svolti, al loro funzionamento e alla struttura dell'amministrazione, promuovendone la loro conoscenza;
favorire i processi interni di semplificazione delle procedure e di modernizzazione degli apparati;
illustrare e favorire la conoscenza delle disposizione normative e amministrative;
favorire l'esercizio del diritto di informazione sul procedimento amministrativo, di partecipazione allo stesso e di accesso ai documenti amministrativi di cui alla legge 7 agosto 1990 n. 241;
verificare la qualità dei servizi e il gradimento degli stessi, anche in collaborazione con il Settore Programmazione e Controllo.

L'attività dell' URP è indirizzata ai cittadini italiani, comunitari ed extracomunitari, alle collettività e agli enti, pubblici e privati, nazionali e stranieri.

Art. 3 - Attività di comunicazione

All' URP è attribuito, in particolare, il compito di fornire al pubblico adeguate informazioni relative ai servizi, alle strutture, ai compiti, ai procedimenti e al funzionamento dell'amministrazione.
Tale attività si sostanzia:
nel garantire agli utenti le informazioni attinenti i vari uffici dell'amministrazione, consentendo l'accesso al materiale illustrativo predisposto dagli uffici stessi;
nell'assicurare agli utenti la modulistica necessaria alla presentazione di istanze all'amministrazione;
nella produzione e messa a disposizione degli utenti di materiale illustrativo, documentazione e pubblicistica relativa ai servizi, alle strutture e ai compiti dell'amministrazione nel suo complesso. Tale attività è svolta in collaborazione con il Settore Comunicazione e la Direzione Centrale Presidenza.
L’Urp mette a disposizione degli utenti postazioni telematiche per la consultazione dei siti e delle banche dati della Provincia, nonché per la navigazione in internet dei principali siti istituzionali, alle condizioni indicate nell’allegato al presente Regolamento.

Art. 4 - Attività di illustrazione delle disposizioni normative e amministrative 

All' URP è attribuito il compito di illustrare il contenuto delle disposizioni normative e amministrative che attengono all'attività dell'amministrazione e di renderne disponibili i testi al pubblico.
Con particolare riferimento alle disposizioni amministrative, la legittimità della comunicazione a terzi e la scelta relativa alle modalità di comunicazione degli atti dovrà essere valutata in collaborazione con gli uffici a cui tali atti si riferiscono: l'URP è autorizzato a comunicare al pubblico solo gli atti per i quali la comunicazione sia ammessa in via generale o sia consentita dall'ufficio competente

Art. 5 - La partecipazione al procedimento amministrativo e l'accesso ai documenti amministrativi

L'URP ha il compito di favorire l'esercizio dei diritti di cui alla legge 7 agosto 1990 n. 241 anche attraverso la predisposizione di attività dirette a assicurare un'adeguata informazione del pubblico.
Per quanto riguarda l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, all' URP è attribuito il compito di ricevere le richieste di accesso quando siano ad esso direttamente presentate e di gestire quelle inviate genericamente all'amministrazione. In tali casi l' URP provvede ad individuare l'ufficio competente e a trasmettere tempestivamente la richiesta.
Il responsabile dell' URP e il personale da lui incaricato promuovono iniziative volte, anche con il supporto di procedure informatiche, al miglioramento dei servizi per il pubblico, alla semplificazione, all'accelerazione delle procedure e all'incremento delle modalità di accesso informale alle informazioni in possesso dell'amministrazione e ai documenti amministrativi.
E' fatto salvo tutto quanto stabilito dal regolamento provinciale sui procedimenti amministrativi e sul diritto di accesso ai documenti.

Art. 6 - L'attività di verifica della qualità dei servizi

All' URP è attribuito il compito di attivare strumenti di verifica della qualità dei servizi e del gradimento degli stessi da parte degli utenti, anche tenendo conto di quanto stabilito dalle Carte dei servizi.
L'URP può svolgere tale attività, anche in collaborazione con il Settore Programmazione e Controllo, con le modalità che ritiene più adeguate prestando particolare attenzione alle segnalazioni e ai reclami ricevuti.

Art. 7 - L'attività di gestione dei reclami

L'utenza può rivolgersi all' URP per segnalare disfunzioni e sporgere reclami.
Ricevuto un reclamo o una segnalazione l' URP contatta l'ufficio competente affinché fornisca le informazioni utili per rispondere adeguatamente all'utente insoddisfatto.